提案和简报常见的误解(图)

提案和简报常见的误解。（图片来源：Adobestock）

我们先来厘清提案和简报过程中常见的误解。建立正确的观念，能协助你打造威力万钧的前三分钟。

误解一：简报需要天赋、词藻华丽和幽默的好口才，才能脱颖而出、引起注意。

事实正好相反。

我在协助准备简报时，第一个会问的是：“准备这么多的投影片、资讯、笑话和名人语录，你到底想透过这次提案或简报，达成什么目标？”

我得到的回答通常和最终目的有关，像是大幅销售量提升，以成功出售产品或服务。

我请他们再缩小思维，想得简单一点。

他们改答每月业绩目标。

“更小、更简单！”

在不断的一问一答下，我要逼到他们答不出来为止。这种练习最能理解，任何人采取任何行动的背后动机。

直白地说，答案就是：“你的动机，就是想有效传达资讯。”

如果你有办法让其他人像你一样了解资讯，其他目标都会水到渠成，不需强求。如果所有人都像你一样非常了解产品的价值，你的业绩就会更好。如果你的公司像你一样这么懂你的企划案，就会投下赞成票。

这套流程的原理可以应用到生活各层面。

也就是说，人生和事业成功与否，端赖你有多少能力可以将资讯传达出去，让对方了解你的观点。

做得好，就能说服人；做得好，行销就成功。甚至还能写一本书。

只要彻底摆脱对语言、措辞或技巧的成见，专注在资讯价值和传达资讯的过程，让观众可以理解，我保证你一定会成功。

将最具说服力、最重要的资讯，编织成一则引人入胜的故事，让观众认同你的简报，达到你想要的目标。

误解二：我的事业、产品或服务太复杂，想说的太多了，三分钟解释不完。

几乎所有我共事过的企业主管和执行长，都对我说过这种借口：“我根本无法把简报浓缩到十分钟之内，实在太多资讯了。”

我告诉他们错了。

三分钟不只是将提案内容去芜存菁的基准，更是能吸引观众投入、开始他们的决策。如果不能将构想浓缩在三分钟内，观众就会在缺乏完整相关资讯的情况下做出决策，任何提案者都不希望观众这样做。

在剪辑的妙手下，电视节目的每个场景中，所有冲突几乎在三分钟内都能解决。例如，《创智赢家》几乎每一集都采用这种剪辑标准。从他们介绍创业家，到“鲨鱼”说：“我退出”，几乎都只有三分钟。

我一年提案超过四十部电视节目，每部节目的提案影片，几乎都只有三分钟。不管是那种形式的简报或提案，观众在前三分钟就会从你提供的基本资讯，开始思考产品价值，决定是否要继续认真讨论。

因此，在简报各层面控制叙事并引导观众，是非常重要的任务。

实际了解观众也是一项关键。有时你的提案，并不只有说服眼前的决策者，通常还需要说服更高层的主管。因为你眼前的人必须说服其他人，那个人又必须说服另一个人，就这样一直说服下去。你不在的时候，你的提案很可能会由其他资深人士代劳。
 

本文整理、节录自布兰特．平维迪克（Brant Pinvidic）《简短却强大的3分钟简报》一书，文章仅代表作者个人立场和观点。由采实文化授权转载，欲阅读完整作品，欢迎参考原书。