行程表没排满 不等于闲闲没事干(图)

行程表没排行程，不等于闲闲没事干。（图片来源：Adobe stock）

如果你认为有必要让自己看起来很忙，以充实的行程表向世界证明你很重要，那么就会一直想把行程塞满，觉得什么事可能有趣就列到行程表上，有空档就答应别人提的事项。

人们希望自己能被列进副本转发名单，没受邀开会就不爽，并非真心希望行程表有空白，一旦出现了空白时间，便立刻拿起手机查看信件和讯息。

伊迪丝．华顿对人性有一针见血的观察。她在1927年的小说《暮光之眠》中挖苦对空白的恐惧，故事里忙碌的女主角宝琳．曼福德（Pauline Manford）永远有开不完的会，要是与帮佣见面和参加慈善委员会之间有15分钟空档，就赶忙塞进新迷上的灵性追求活动，任何一小时的空白“仿佛世界匆匆前进把她抛下”。光是想到世界没有自己也会运转，她“就感到头脑发昏”。

杰夫并不是这样想，“就算我的行程表很空，也不表示我闲闲没事干。”

依赖会议的管理文化有其机会成本。当大家整天都安排开会，就会等到开会时才做决定，而那时间可能离现在还很久，毕竟其他人也有一堆会议要安排。杰夫宁可授权给一起共事的金头脑，让他们依照具体目标自行做决定（这恰巧也是《全新一分钟经理》的建议），而且大家必须留出空档以便找得到人。

他没有成天开会，其他人知道有事可以打电话或直接过去找他，而他已在飞机上做了需要完整时间专心处理的工作，所以欢迎别人临时过来谈谈。

杰夫没有成天开会，所以有余裕处理员工临时提出的问题，即使是重大问题也没关系，来者不拒。从本质来看，开会其实额外浪费了很多时间。

无论一场会议需要处理多少事，通常会安排三十至六十分钟，而且开会前后的时间容易被浪费，比如某人上午十点要开会，大概从九点四十五分开始就不会做需要费神处理的事，而开完会后又会进行例行公事：查看信箱，顺便瞄一下喜欢的应用程式，因此一小时会议很容易占掉九十分钟。如果下一小时又有另一场会议，两场会议之间大概只有不到三十分钟可用。

这本身形成恶性循环。别人认为你没开会就不会工作，所以靠排定会议逼你完成工作。他们把事情留在会议上讲，原因是认为你不会读信，而不读信的原因在于你要开很多会，多数信件都是在排定会议。

为了打破恶性循环，你必须有意识地不把行程排太紧。杰夫说：“这跟水一样，有空隙就会流过去。你必须很勤劳地说：‘今天不行。’”他会向人表示彼此不必会面；如果认为别人能把事情处理好，则婉拒开会的提议；别人不必预约就能直接打电话给他；如果是在走廊上碰到时谈个五分钟即可解决的事，就不要约两天后一起开三十分钟的会来处理。

这些做法也许有些冒险，但杰夫发觉看似不太忙还不错，并且有意外的好处，例如：别人会向他提新专案。事实上，当初母公司之所以把全球业务分派给杰夫，正是因为他看起来好像有余裕应对。

每个人都能把时间塞满，但有些高手选择不要塞满─无论在工作或家中都一样。杰夫说：“重要的不只是说‘好’，还有说‘不’。”

本文整理、节录自萝拉．范德康《要忙，就忙得有意义》一书