如何快速整理工作流程（S.O.P.）？(組圖)

如何快速整理工作流程（S.O.P.）？（圖片來源：Adobestock）

如何快速整理出工作手冊？

帶領新人或他人快速上手，是身為職場資深人士的必備能力。

目前手上的工作能有代理人或備用人員處理的話，要請假、要升遷都會比較容易。一般情況下，多數人不喜歡擔任職務代理人的角色，畢竟要瞭解自己未從事的職務總要經過一番摸索，會使得自己的工作效率變差，這時心智圖就能派上用場了。

稍具規模的公司，為求工作品質一致，會建立一套工作手冊，讓不熟練該工作內容者能有所依循。一般來說，操作性事務較容易建立詳細且完整的標準作業流程（S.O.P.），換言之，容易建立S.O.P.的工作也是容易被機器人或人工智慧（A.I.）取代的工作。

往正面的角度思考，如果能把手上工作建立出S.O.P.，就有機會越快將這些低階作業流程外包給機器人或人工智慧或新人，讓自己晉級處理更高階的作業流程與承擔更大的責任。

近幾年許多新創公司，或有一定員工數的中小型企業，都希望自己的公司能像Google一樣成為一流企業，自己能成為求職者心中的幸福企業，希望能招攬到一流優秀人才。但員工不是機器人，會有情緒的變化，就算是一流優秀的人才也會有難以突破的撞牆期，這時Google主管們與部屬談的內容常常是「有什麼我可以幫你的？」「有什麼事情降低了你的工作效率」，而非「你達成了多少目標？」^（註1）。

越快建立S.O.P.，就能越快將低階作業流程外包給機器人或人工智慧或新人，讓自己處理更高階的作業流程與承擔更大的責任。（圖片來源：Adobestock）

我發現一個現象，很多老闆都不在意的事實：越是一流優秀的人才，越不想浪費時間在處理跟目標無關的事情，這才是真正留住人才的關鍵。老闆要把「會降低A級人才的工作效率的事物拿掉」當成是最重要的事情。

老闆們務必要弄清楚，工作手冊屬於管理，並不屬於領導。管理與領導完全不同，但兩者都很重要。經理人是管理，把事做對。^（註2）透過製作工作手冊，也能促進反思工作流程的合理性與必要性。

第一步：從最容易的任務下手

先從小單元開始，依照任務或設備，建立工作手冊。

這跟整理家務的道理是一樣的，先從一小塊地方（例如書桌）做起，不要從一整個空間（例如書房）開始整理，這樣你才不會覺得難度好高而放棄。一項任務或一項設備就畫成一張心智圖，即使這張心智圖上文字量很少也沒關係。

這跟整理家務的道理是一樣的，先從一小塊地方（例如書桌）做起，不要從一整個空間（例如書房）開始整理。（圖片來源：Adobestock）

^註1：僕人式領導（Servant Leadership）由羅伯特．K．格林裡夫（Robert K.Greenleaf）提出，此類領導者以身作則，樂意成為僕人，以服侍來領導。

^註2：美國管理大師華倫．班尼斯（Warren Bennis）：「管理意味執行、完成、掌管、負責與處理⋯⋯經理人重行政，領導人重創新⋯⋯經理人以體制與架構為本，領導人以人為本⋯⋯經理人看得較短，領導人看得較長⋯⋯經理人接受現狀，領導人挑戰現狀⋯⋯結論是經理人把事情做對，領導人做對的事情。」

我自己的習慣是先從容易的、簡單的任務先下手。製作工作手冊對我來說，只是任務的彙整與記錄，低樂趣度的事情。

若從複雜的、困難的任務先下手，勢必花費不少時間而覺得一直處於未完成的狀態，這樣心情會不好。

就像是玩遊戲過關一樣，先從困難度低的關卡開始，這樣很容易就累積出自己每次都在前進的成就感。

第二步：整理手上所有的任務

開始彙整手上所有的任務或設備，畫出一張類似書籍大綱概念的心智圖。那麼剛剛第一步中所畫的那些心智圖，立即成為本圖的「mini mind map」（心智圖中的心智圖）了。

（圖片來源：采實文化提供）

每年都要進行一次的辦公室大掃除，可能都是由不同的人來進行，若是能建立一張大掃除後如何歸位的心智圖，那麼不管是誰來進行，都能快速完成。另外，若今年有需要微調之處，進行者也只要修改本張工作手冊心智圖即可。

第三步：定期整理工作手冊

可以每隔半年或每一年就重新思考一下，還有哪些部分需要刪與減，刪減過後才可以填寫新增的部分。

這樣做的原因是為了要避免我們大腦偷懶，一旦先新增，大腦就會覺得這張心智圖完成了（稟賦效應關係），就懶得再去思考還可以再減化哪些流程。

若工作手冊超過半年都完全沒有更新，表示我們不斷使用過去習慣在處理事情，大腦已經停止思考是否有精益求精的可能性了。

切記！所謂的「整理」，就是要「去蕪存菁」，不是把現有的東西重新排列喔。
 

本文整理、節錄自胡雅茹《極速解決工作難題的心智圖大全》一書，文章僅代表作者個人立場和觀點。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。