避免加班常態化 就把加班時間可視化(組圖)

許多企業都存在加班的問題，但對亞馬遜而言，根本沒有「加班是美德」的觀念。（圖片來源：Adobe Stock）

文／佐藤將之

避免加班常態化 把加班時間可視化

日本多數企業目前都為了勞動方式改革而不得不處理加班的問題，因此我想利用這一小節來思考加班是什麼。

說起來，亞馬遜根本沒有「加班是美德」的觀念。豈止沒有這種觀念，更把加班的常態化視為一大問題。

一天只有二十四小時。時常加班的話，無法確保充足的睡眠，也無法保有和家人等重要的人愉快相處的時光。

而且，加班常態化凸顯出經營或管理上的失敗，因為要不是「員工之間並不清楚什麼事要努力到什麼程度」，就是「明知員工即便很努力也做不完交付的工作，卻毫無補救的辦法」。

話雖如此，亞馬遜在繁忙期也會在加班中渡過。其中，被稱為「Holiday Peak」的耶誕節前後幾週，更是營運部門一年中最忙碌的時期。亞馬遜會增加人員加班趕工，以妥善處理數量龐大的進出貨業務。

★「可容許的加班」和「不可容許的加班」

若讓我說的話，我感覺不論公司再怎麼三令五申，似乎都不可能突然做到「零加班」。因此，實際研究如何能減少加班可能比較有效。那麼，公司（及管理方）究竟該從何處著手呢？

首先，應當做的是「明確訂立公司對加班的容許範圍」。

這樣寫，我想一定有公司會說「我們已規定一個月不超過三十小時」。其實，只設定「一個月三十小時以內」的容許範圍並不夠。比方說，要再增加一項條件，如「一週× 次以內」等，目的是要防止加班常態化。

一旦陷入「加班很正常」的想法，不論再怎麼努力，加班都不會減少。對公司來說，最希望避免的其實是「加班常態化」，而不是「加班」。

明確訂立容許範圍後，接下來要做的就是「做出以日為單位的全體員工加班時間統計圖表」。

條狀圖或折線圖都無所謂，試著讓每天的加班時間「可視化」。

這時，原本單以「一個月○小時」無法看出的「加班的真面目」，就會逐漸清晰起來。

A在一個星期中最忙碌的兩天，星期一和五總是會加班三個小時。最後總計，一個月的加班是三十小時。

B則是星期一到五每天加班一．五小時，最後總計，一個月也是加班三十個小時。哪一個可以說是加班常態化呢？

答案是B。

時常加班的話，無法確保充足的睡眠，也無法保有和家人等重要的人愉快相處的時光。（圖片來源：Adobe Stock）

像這樣「可視化」每日加班情形，即可一目了然以往一直被歸為同樣狀況的A和B的差異。

最後要做的是「建立能顯示加班『異常值』的預警機制」。

例如，設定好「每月○小時以內、一個月× 次」的加班容許範圍，並在圖表中將超出此範圍的人標為紅色。乍看之下製作此圖表有點難度，但運用Excel 可以輕易的做出來。

★全部歸類為「一樣的加班」會產生不平衡感

A和B的比較不過是一個簡單易懂的例子，總之，每一家公司都有「可容許的加班」和「不可容許的加班」。而且，我想實際上每家公司的界線可能都不一樣。即使如此，若公司內部未將「可容許的加班」和「不可容許的加班」明確劃分開來，結果就是被視為「一樣的加班」，使得員工之間產生一種不平衡感。

如果員工是受到優厚的加班費吸引而增加加班，那就有必要重新檢討加班費的給付機制。否則，在實務現場做到「明確訂立容許範圍↓可視化↓建立發現異常值的機制」，相信加班的情況會明顯逐漸減少。

【1小時做完1天工作】

確實做到「明確訂立容許範圍→可視化→建立發現異常值的機制」。
 

本文整理、節錄自佐藤將之《1小時做完1天工作，亞馬遜怎麼辦到的？》一書。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。