正确对待时间 能够逃脱“忙碌”的陷阱(图)
正确对待时间，能够逃脱“忙碌”的陷阱。（图片来源：Adobe stock）
前几天，我不知怎么忽然读起肯．布兰查（Ken Blanchard）和史宾赛．强森（Spencer Johnson）合着的《全新一分钟经理》（The New One-Minute Manager），我想这一定是有人在书籍出版时寄给我，而我因为出于拖延开始整理东西，在摇摇欲坠的成堆书山里发现了它。
我想大多数人从这本长销书学到的一大启示就是，主管该找出下属做得不错的地方并称赞他们，然后神奇的是，他们会因此有更多不错的表现。
时间自由的企业主管
我倒是更注意两位作者怎么描述出色主管的行程表。有位年轻人想探究管理的秘诀，听说有位高手很懂，于是“他满心好奇，打给那位企业主管的助理，想知道能否约时间讨教，没想到助理立刻把电话转给主管本人”。
年轻人询问何时能登门拜访，并认为那位主管一定忙得分身乏术，结果却不是这样，“那主管说：‘这周每天都可以，只有周三上午不行。你选个时间吧！’”读者当然会很好奇，为什么他的时间这么自由？
或许该问个更好的问题：要如何这么自由？若只说一般上班族没那么轻松，未免还太过轻描淡写了。我看过愈多时间纪录，愈发觉“工作”和“开会安排”密不可分。
不少人每天要花六至八小时在见面开会或电话会议，负责多项专案的资深人员尤其如此，独力进行的工作只能留到晚上或周末处理。至于有空思考的时间，上班期间根本免谈。
然而，不是每个人的行程表都满到爆。我与杰夫．希斯约访谈时间就见识到。
他从国小六年级开始思考行程规画的技巧，读过超多时间管理书籍，当初正是他把罗伯特．格鲁丁的《时间与生活的艺术》推荐给我。
如今他任职于矩阵服务公司旗下的矩阵应用科技公司，公司业务是生产与贩售石化储存设备，他在奥克拉荷马州的土尔沙（Tulsa）上班，但还负责首尔市郊的生产基地和雪梨办事处，有三分之一的时间到处跑透透，带领的员工横跨多个时区。
他回答我一连串行程管理的提问，与我交换了电子信箱。我询问能否通话访谈，并心想他也许会答应在几周后的某天下午三点四十五分，与我进行短短十五分钟的访谈。没想到他竟跟我说：“我现在时间很空，不如你提出几个中意的时间吧！”
这又是一个“周三上午以外都行”的案例。在我们实际通话时，我忍不住发问，其他在美式企业工作的人，怎有办法像他这么有空？
他回答：“这主要是心态问题。我时间多得不得了吗？唔，我的时间跟每个人一样多。我想重点在于‘怎么看待时间’。”
正确对待时间 能够逃脱“忙碌”的陷阱
在交谈过程，我发现他看待时间的方式极为关键，他能够逃脱“忙碌”的陷阱，不像很多人明明希望有时间沉淀，却总是被行程给卡死。
第一，他真心相信时间很宝贵。不少人自称相信此事，却不像杰夫这般认真。他每次搭十四小时的班机去亚洲，一定会做好这十四小时的规画：从头到尾先想好，哪时该睡觉、该工作多久、该做好哪些事情、何时放松以养精蓄锐。
我搭过很多次飞机，看过很多人在其他情况下打死不愿浪费完整的三小时（遑论十四小时），结果却把时间花在跳着看电视节目上；明明花钱购买网络，却连上新闻网阅读某布鲁克林女子为家中猫咪跟老妈吵架，甚至愤而行凶的报导。就连“高效能”人士也只是把时间花在回复信件上，而不是做需要完整时间专心处理的事务。
不过说到底，他最大的秘诀是：“我喜欢行程表上有空白。”多数人虽然哀叹时间不够，却并不喜欢有空白时间。
我们热爱把事情列在行程表上，证明自己有在做事，或者像杰夫所说：“大家爱开会只是因为这样可以显得他们很忙碌，很有用，很能干。”任何事只要记在行程表上，而且涉及别人，就自动摇身一变为超级重要─实际上重不重要则另当别论。
如果你想逼自己上健身房（跟教练约好早上七点见），看重行程表当然很好，但这种人性也有可想而知的后果。
现在想像一下，有对伴侣正在讨论谁要留在家里，等待水电工来处理那非修不可的水管破洞。那天上午要开三场会的一方会认为自己比较需要去公司，虽然另一方上午也必须解决公事上最重要的难题。
经常每天开六小时会的人可能会说只有两场会议的日子“很轻松”，但对方或许没排会议这类行程，其实仍有要紧事必须处理。
本文整理、节录自《要忙，就忙得有意义》一书